Produktprofil Document Capture

Sind Sie es Leid alle Daten per Hand eingeben zu müssen?

Sind Sie es Leid alle Daten per Hand eingeben zu müssen?

Rechnungen und andere Dokumente werden analysiert, und Daten werden von dem eingescannten Bild automatisch gelesen. Document Capture verwendet vorab definierte Dokumentenvorlagen, um die Daten in Microsoft Dynamics NAV in die korrekten Felder zu platzieren. Neue Vorlagen können spontan erstellt werden und Vorlagen können leicht geändert werden, einfach durch Hervorheben vom Text auf dem eingescannten Bild und Verlinkung mit dem richtigen Feld.

 

Holen Sie sich den Überblick und die Kontrolle zurück!

Holen Sie sich den Überblick und die Kontrolle zurück!

Mit Document Capture erhalten Sie einen Überblick über alle Rechnungen, die zur Genehmigung anstehen, und zwar in Echtzeit. Sie können sehen, wer der jeweilige Mitarbeiter ist, der den Vorgang bestätigen muss und wir bieten eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie denjenigen dazu anhalten können, die Genehmigung zu beschleunigen. Die Mitarbeiter können die Rechnungen leicht mit dem NAV-Client oder über das Document Capture-Webportal genehmigen.

 

Abgleich mit den Bestellungen

Abgleich mit den Bestellungen

Zu Document Capture gehören hoch entwickelte Leistungsmerkmale zum Abgleich von Einkaufsrechnungen mit Bestellungen. Beispielsweise kann man bei den einzelnen Einkaufslinien Differenzierungen vornehmen, Teillieferungen über mehrere Bestellnummern verarbeiten und vieles mehr. Eine Einkaufsrechnung kann automatisch bezahlt werden, wenn sich der Differenzbetrag innerhalb vorher festgelegter Schwellenwerte befindet.

 

Drag and Drop

Drag and Drop

Bei Document Capture kann man jede beliebige Datei oder jede E-Mail auf jeden Datensatz in NAV ziehen und ablegen. Beispielsweise kann man beim Genehmigen von Rechnungen das ursprüngliche Angebot des Lieferanten, E-Mail-Korrespondenz zu Sonderkonditionen usw. anhängen. Man kann die „Drag-and-drop“-Funktion auch bei der Lieferanten- oder Kundenkarte verwenden um wichtige Korrespondenz zu archivieren. Wird die Funktion für Vorgänge verwendet, können die gesamte wichtige Korrespondenz und alle Dateien diesem Vorgang angehängt werden. Und das alles sowohl beim rollenbasierten (RTC) als auch beim klassischen Client.

Alle Dokumente – überall und jederzeit!

Alle Dokumente – überall und jederzeit!

Mit der Verwendung von Drag-and-drop kann man Hintergrundinformationen, beispielsweise Dateien direkt an die Einkaufsrechnung vom NAV-Client oder vom Webportal anhängen. Das bedeutet, dass der zuständige Mitarbeiter immer Zugriff auf die vom Lieferanten erhaltene Originalrechnung hat, gleichzeitig aber auch auf alle Hintergrundinformationen, die an die Rechnung angehängt wurden.

 

Verwalten aller Geschäftsdokumente

Verwalten aller Geschäftsdokumente

Mit Document Capture können Sie so viel mehr tun als nur Einkaufsrechnungen bearbeiten. Wenn Sie beispielsweise von vielen Kunden Bestellungen per E-Mail im PDF-Format erhalten, können Sie Verkaufsaufträge in derselben Weise registrieren wie Einkaufsrechnungen. Und was ist mit anderen für Ihr Geschäft wichtigen Dokumenten, die in physischen Archiven abgelegt werden, wie Vertriebsvereinbarungen, Auftragsbestätigungen, Verträgen, Zertifikaten und Briefen? Unter Verwendung von in hohem Maß konfigurierbarer Vorlagen können Sie neue Arten von Dokumenten und Feldern, die für Ihr Geschäft wichtig sind, definieren.

Volltextsuche

Volltextsuche

Alle über Document Capture erfassten PDF-Dateien sind in NAV voll indexiert. Damit ist eine Volltextsuche über alle Daten eines Dokuments möglich, nicht nur über die, die in NAV-Feldern erfasst und verwendet wurden. So könnte man beispielsweise nach einer beliebigen Referenznummer, Artikelnummer oder Seriennummer im Dokument suchen.

 

Schnelle Installation durch Ihren NAV-Partner

Schnelle Installation durch Ihren NAV-Partner

Document Capture ist von Microsoft zertifiziert und kann von jedem Microsoft Dynamics NAV-Partner leicht implementiert werden. Der Schulungsbedarf für unsere Lösung und unseren individuellen Support hält sich in engen Grenzen und wie unsere Erfahrung bei über 800 Kunden gezeigt hat, dauert die Einrichtung und Inbetriebnahme weniger als eine Woche!

 

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