ERP auswählen und erweitern: Lassen Sie das Controlling mitreden!

Die Kolleg*innen im Controlling liefern Ihnen Analysen und Reportings gerne, auch tagesaktuell. Doch dazu benötigen sie eine solide Datenbasis.
Über die Bedeutung des Controllings in wechselhaften Zeiten muss man nicht mehr viel sagen. Verantwortungsvolle und nachhaltige Entscheidungen zu treffen, ist anspruchsvoll genug. Ohne Daten-Grundlage werden unternehmerische Entscheidungen zum Glücksspiel.

Das Controlling ist also gefordert – und das ERP-System die natürliche Daten-Grundlage. Doch immer wieder stoßen die Kollegen aus dem Controlling an Grenzen:

• Mal hat niemand daran gedacht, die notwendigen Daten zu erfassen.
• Ein anderes Mal sind die Daten und Prozesse nur lückenhaft gepflegt.
• Oder das ERP-System passt nicht. Es gibt die nötigen Daten generell nicht her.

In Fällen wie diesen behelfen sich Controller*innen mit Schätzungen und Excel-Tabellen. Diese Umwege kosten allerdings viel Zeit, das Fehlerrisiko ist hoch.

Beispiel Liquiditätsplanung

Aufgabe der Liquiditätsplanung ist es, die verfügbaren Zahlungsmittel zu einem Zeitpunkt festzustellen. Dazu werden die zu erwartenden Ein- und Auszahlungen ausgewertet.
Offensichtlich sind die Zahlungstermine der Kreditoren und Debitoren eine wichtige Information. Diese wiederum hängen von den Zahlungszielen ab, die von den Mitarbeitenden der Fachabteilungen teilweise selbst eingeräumt werden.
Zahlungspflichtige zahlen nicht immer pünktlich. Sind die Zahlungsverzögerungen nicht erfasst, wird die Liquiditätsplanung ungenau.

Sprechen Sie mit dem Controlling

Problemen wie diesen gehen Sie aus dem Weg, wenn die Finanz- und Controlling-Abteilung auf richtige, gut strukturierte und vollständige Daten zurückgreifen kann. Der berühmten Auswertung auf Knopfdruck steht dann nichts mehr im Weg. Auf das Spezialwissen einzelner Mitarbeitenden müssen sie nicht mehr zurückgreifen. Sie machen sich also unabhängiger.
Aus diesen Gründen sollten Sie die Kollegen aus der Controlling-Abteilung in drei Fragen rund um das ERP-System hinzuziehen:

Passt Ihr ERP-System zu Ihrem Geschäftsmodell?

Ob Produktion, Projektmanagement oder Abo-Modelle: Unternehmen benötigen unterschiedliche Kennzahlen, abhängig von ihrem Geschäftsmodell. Am besten machen Sie sich schon im Vorfeld bewusst, welche Auswertungen und Kennzahlen Sie benötigen. Prüfen Sie, ob das ERP-System Ihrer Wahl die erfolgskritischen Treiber Ihres Geschäfts abbilden kann und Ihre Wünsche an die Auswertungen unterstützt.

Lassen sich ergänzende Systeme leicht anbinden?

BI und KI sind hier wichtige Stichworte: Ihr ERP-System sollte Schnittstellen zu ergänzenden Systemen anbieten und unterstützen.

Welche Daten benötigen Ihre Controlling-Mitarbeiter?
Sprechen Sie mit den Kollegen im Controlling, welche Stamm- und Bewegungsdaten sie benötigen. Achten Sie darauf, dass diese Daten im ERP-System implementiert werden und so für den Abruf nutzbar werden. Schließlich müssen die Kolleg*innen in den Fachabteilungen von der Datenpflege und dem Sinn der Aufgabe überzeugt werden.

Flexibles „Betriebscontrolling“ mit „Kosten- & Leistungsrechnung“ von CKL

„Kostenrechnung“ ist ein Add-on für Microsoft Dynamics 365 Business Central. Das Modul integriert sich nahtlos in das ERP-System und erlaubt Ihnen einen direkten Zugriff auf vielfache Analysen für Ihre Fragen, darunter:

• Profitcenter-Abrechnungen,
• mehrstufiger Deckungsbeitragsrechnung,
• Kostenträgerbetrachtungen nach Umlagen von Gemeinkosten oder
• dem klassischen Betriebsabrechnungsbogen (BAB).

Mit „Kostenrechnung“ wissen Sie genau, wo Sie stehen. Deckungsbeitragsrechnungen etwa lassen sich pro Produkt, Projekt, Auftrag oder Kunden erstellen. Definieren Sie flexibel bis zu acht Dimensionen und werten Sie diese gesondert aus.
Mehr erfahren Sie in einem unserer nächsten Webcasts. Besuchen Sie uns doch! Zu den Terminen, Informationen und zur Anmeldung

Quelle: Günter Lubos, ERP im Controlling, Controller Magazin Ausgabe 3/22

Autor: K./Boll