Oder: Wie viele Mitarbeiter brauche ich?

Wie hoch ist der voraussichtliche Absatz?
Von welchen Szenarien gehen wir aus?
Wie viel müssen wir jeweils produzieren?
Wie ist die Auslastung unserer Mitarbeiter?
Und: Kommt es in verschiedenen denkbaren Szenarien zu Kapazitätsengpässen?

Auf diese Fragen gibt die Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis Auskunft, genauer: auf die Frage nach Beschäftigungsschwankungen bei variierender Auslastung.
Das System ist weit verbreitet und hat sich in den Industriebetrieben des deutschen Sprachraums durchgesetzt*.

Flexible Plankosten: die Basics

Mit der Plankostenrechnung lassen sich künftige Kosten bestimmen – für das Unternehmen, Prozesse, Projekte oder Produkte.

Dabei geht die Plankostenrechnung von definierten Leistungen zu festgelegten Bedingungen aus, soll heißen: Es gelten Festpreise. Schwankungen der Lohnsätze oder der Marktpreise bleiben unbeachtet, denn die Kostenstellen-Verantwortlichen haben ohnehin keinen Einfluss darauf.

Die flexible Plankostenrechnung ist in der Lage, Aussagen über verschiedene Auslastungsszenarien zu treffen, weil sie die Kostenstellen nach fixen und variablen Kosten getrennt plant.

Schritt 1: Fixe und variable Kosten je Kostenstelle trennen

Für jede Kostenstelle werden die Kosten in fixe und variable Kosten unterteilt. In vielen Fällen ist die Unterscheidung einfach, eine Extra-Behandlung benötigen die Mischkosten, die weder eindeutig fix noch variabel sind. Gehälter mit Erfolgsanteil sind ein Beispiel dazu.
Für die Aufteilung der Kosten in fix und variabel bieten sich drei Möglichkeiten an:

Buchtechnische Kostenauflösung

Beobachten Sie dazu die Istkosten über einen definierten Zeitraum und analysieren sie die Veränderungen bei Beschäftigungsschwankungen. Alle Kosten, die unverändert bleiben, sind Fixkosten.

*Plankostenrechnung, Gabler Wirtschaftslexikon, https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/plankostenrechnung-42329/version-265680

Das Prinzip ist einfach, die Praxis oft dennoch schwierig. Wenn etwa innerhalb einer Produktionslinie mehrere Artikel hergestellt werden, lässt sich die Beschäftigung nicht mehr eindeutig zuordnen.

Stellen Sie sich einen Matratzenhersteller vor. Der Hersteller produziert sechs unterschiedliche Matratzen Typen, darunter die Linie "Sleepy" in den Breiten 90 cm, 100 cm und 140 cm.

Um die Beschäftigung ursachengerecht zuzuordnen, können Sie die verbrauchten Arbeitszeiten granular erheben oder sie in Relation zu anderen Bezugsgrößen schätzen:

• Bezugsgröße Kapazitätsauslastung
  Kann eine Maschine pro Schicht maximal sieben Stunden laufen und ist sie tatsächlich nur fünf Stunden gelaufen, ergibt sich daraus eine Istbeschäftigung von 71 Prozent.
  Die Ist-Beschäftigung wird demnach in Relation zur Maschinen-Laufzeit erhoben.
• Bezugsgröße Produktionsmenge
  Innerhalb einer Schicht kann die Matratze "Sleepy" 140 cm maximal 50 Mal produziert werden. Tatsächlich wurden 40 Stück gefertigt. Die Ist-Beschäftigung liegt dann bei 80 Prozent. Hier wird die Ist-Beschäftigung in Relation zur Produktionsmenge erhoben.

Mathematische Kostenauflösung

Eine Alternative zur Auflösung der Kosten ist die mathematische Kostenauflösung. Dazu werden zwei Beschäftigungspunkte ausgewählt, im Beispiel den 31. März und den 30. Juni.

Die Gesamtkosten für beide Punkte sind:

• März: 100 Stück zu 20.000 Euro
• Juni: 140 Stück zu 24.000 Euro

Die Differenz der Gesamtkosten bildet die variablen Kosten ab. Es wird ein strikt proportionaler Verlauf angenommen.

Beispiel:

Die Gesamtkosten für den März:

• 100 Stück Matratzen "Sleepy" 140 cm kosten 20.000 Euro.
• abzüglich der variablen Kosten (100 Stück * (4.000 Euro / 40 Stück ) = 10.000 Euro)
• verbleiben die Fixkosten in Höhe von 10.000 Euro.

Die Fixkosten ergeben sich als Residualgröße.

Planmäßige Kostenauflösung

Bei der planmäßigen Kostenauflösung planen Sie die Kosten unabhängig von Ist-Größen – quasi auf der grünen Wiese. Auf die Art merzen Sie Fehler der Vergangenheit aus, anstatt sie immer weiter fortzuschreiben. Die Kunst allerdings liegt darin realistische Kostengrößen anzunehmen.

Schritt 2: Kosten bei schwankender Beschäftigung planen

Bei der Absatzplanung fragen Sie sich: Wie viel müssen wir produzieren, um die Nachfrage zu befriedigen? Und: Können wir überhaupt so viel produzieren? Wo liegen mögliche Engpässe? An welchem Punkt lassen sich die Kosten nicht mehr decken?

Über mögliche Engpässe gibt der Leiter der Kostenstelle Auskunft. Mit Blick auf den Matratzenproduzenten kommen zum Beispiel die möglichen Arbeitsstunden bei gegebener Mitarbeiterzahl infrage, die Maschinenkapazitäten und ggf. die Lagerfläche für Materialien und produzierte Ware.

Nun gilt es, mit Blick auf die denkbaren Absatzmengen zu prüfen, ob die verfügbaren Kapazitäten ausreichen – oder ob das Maximum überschritten wird.

Schritt 3: Aussagen über unterschiedliche Kosten-Szenarien treffen

Die Vorbereitung gibt Ihnen die Möglichkeit, unterschiedliche Auslastungs- und Produktionsszenarien zu berechnen, zum Beispiel:

Wie hoch sind die Kosten, wenn Sie

• von der Produktlinie "Sleepy" 100 * 90 cm, 200 * 100 cm, 50 * 140 cm produzieren
• oder 150 * 90 cm, 200 * 100 cm, 100 * 140 cm

In Abgleich mit den erwarteten Erlösen, gibt Ihnen die Rechnung darüber Auskunft, ob die Szenarien rentabel sind und die erwarteten Kosten pro Szenario lassen Sie erkennen, wo es zu Engpässen etwa bei benötigten Maschinenlaufzeiten oder Personaleinsatz kommen kann.

Möglichkeiten und Grenzen der Aussage

Die flexible Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis erlaubt eine wirksame Kostenkontrolle bei unterschiedlichen Beschäftigungsgraden. Dazu legt sie in einer Ist- und Soll-Analyse die Mengenabweichungen zwischen Beschäftigungs- und Verbrauchsabweichungen offen.

Eine Ursachenanalyse erlaubt sie allerdings nicht. Ist ein Mehrverbrauch auf mangelhaftes Material zurückzuführen oder auf menschliches Versagen? Oder geht sie auf eine Entscheidung des Managements zurück, das ein anderes Verfahren vorgibt? Das Rechenwerk gibt über Abweichungen an sich Auskunft, nicht aber über die Ursachen.

Kosten- und Leistungsrechnung von CKL

Die Aussagekraft eines jeden Rechnungssystems hängt von der Qualität des Datenmaterials ab, das in die Rechnung ein geht. Unser Modul Kosten- und Leistungsrechnung unterstützt Sie dabei. Die weiter oben beschriebene Unterteilung in fixe und variable Kostenbestandteile, bereitet unser Modul bereits vor, und zwar durch eine Hinterlegung von festen Beträgen oder durch ein prozentuales Aufteilen der jeweiligen Kostenarten.
Erfahren Sie mehr darüber in unserem nächsten Webinar "Kosten- und Leistungsrechnung": zu den Infos und zur Anmeldung. (https://www.ckl-kore.de/de/webinare.html)

Quellen

Plankostenrechnung, Rechnungswesen-verstehen.de
https://www.rechnungswesen-verstehen.de/kostentraegerrechnung/plankostenrechnung.php
Plankostenrechnung, Gabler Wirtschaftslexikon, https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/plankostenrechnung-42329/version-265680

K/Boll