Funktionen von Document Capture

Dokumente einscannen und erfassen

Das Einscannen von Dokumenten mit Document Capture ist einfach. Sie können entweder einen örtlichen Desktop-Scanner verwenden oder einen bestehenden Netzwerkscanner (MFP). Wenn Sie mehrere physische Standorte haben, können Sie das Einscannen einfach an jedem Standort vornehmen, von wo aus sie an eine E-Mail-Adresse geschickt werden, wo das Document Capture diese aufnimmt, erkennt und direkt in Microsoft Dynamics NAV überträgt.

Verarbeitung von PDF-Dokumenten

Es kommt immer häufiger vor, dass man Einkaufsrechnungen und andere Arten von Dokumenten in PDF-Format erhält. Mit Document Capture werden solche PDF-Dateien von einer E-Mail-Adresse oder einem Ordner, die vorher festgelegt wurden, automatisch auf einen Dateiserver geladen und abgelegt. Document Capture kann auch Daten von gesperrten PDF-Dateien extrahieren , erkennen und in Microsoft Dynamics NAV verarbeiten, was Ihnen die Mühe erspart, sie auszudrucken und erneut einzuscannen.

Preisgekrönte OCR-Technologie

Document Capture verwendet die preisgekrönte OCR-Technologie von ABBYY, deshalb profitieren Sie von der extrem hohen Erkennungsgenauigkeit im Vergleich zu anderen Lösungen. Wir erkennen Strichcodes auf Dokumenten und Sie können sie als Feldwerte verwenden oder um Dokumente mit Datensätzen in NAV automatisch zu verknüpfen. Außerdem unterstützen wir 180 Sprachen und Dialekte, was alles im Grundpreis von Document Capture inbegriffen ist. Diese OCR Technik ermöglicht die automatisierte Erkennung von Beleginformationen jeglicher Art sowie die automatisierte Verarbeitung in Microsoft Dynamics NAV.

Dokumentenanalyse

Die Analyseeinheit von Document Capture ermöglicht Ihnen, Felder und Werte von Dokumenten auf Basis vorab festgelegter Vorlagen und Templates zu registrieren. Sie können die Vorlagen optimieren, so dass sie Bewertungsregeln und Formatierungsanforderungen enthalten. Dadurch wird gewährleistet, dass sich registrierte Informationen im Einklang mit den Regeln und Standards in Ihrem Microsoft Dynamics NAV-System befinden. Sie können wählen, ob Sie nur die Daten in den Überschriften erkannt haben wollen oder auch alle Zeilen einer Rechnung. Jegliche Art von Beleginformationen sind zu verarbeiten.

10.000 Seiten monatlich

Beim Kauf von Document Capture erhalten Sie automatisch die Möglichkeit bis zu 10.000 OCR-Seiten pro Monat zu verarbeiten. Das sind 120.000 Seiten pro Jahr, was für die meisten Unternehmen vollkommen ausreichend ist. Sie können bei Bedarf jedoch zusätzliche Seiten kaufen, wenn dieses bei hohen Belegvolumen erforderlich sein sollte. Die ist ein wichtiger Faktor im Vergleich zu Wettbewerbslösungen.

Genehmigungsszenarien

Bei Document Capture gibt es mehrere Methoden, um zu bestimmen, wer eine bestimmte Einkaufsrechnung freigeben und genehmigen soll. Entweder verwendet das System den auf der Lieferantenkarte angegebenen Einkäufer oder die Person ist auf der Eingangsrechnung angegeben. Sie können den Genehmiger auch manuell auf der Rechnung bei deren Eingang angeben. Sobald der erste zuständige Mitarbeiter bestimmt ist, wird die Rechnung automatisch an diese Person geschickt. Ist der Rechnungsbetrag höher als dessen Genehmigungshöchstgrenze, dann wird die Rechnung nach der Genehmigung durch ihn automatisch an dessen Vorgesetzten geschickt, womit sichergestellt wird, dass die Rechnungen vor Freigabe zur Zahlung ordnungsgemäß genehmigt wurden. Alternativ können Sie bei bestimmten Rechnungen vorgeben, wer diese Rechnung jeweils genehmigen muss. Sie können auch unser Genehmigungsmodul verwenden, bei dem das System an Hand von Dimensionen in den einzelnen Zeilen bestimmt, wer die Rechnung zu genehmigen hat. So können Mitarbeiter in Abhängigkeit Ihrer verantwortlichen Kostenstelle oder Kostenträger zur Genehmigung aufgefordert werden.

Kaufpreis-Aufteilung

Im Rahmen des Genehmigungsprozesses kann der zuständige Mitarbeiter entscheiden, eine Rechnung einer bestimmten Kostenstelle zuordnen oder die Kosten auf zwei verschiedene Hauptbuchkonten aufzuteilen. Deshalb erfolgt die Genehmigung bei noch nicht gebuchten Dokumenten. Sie haben jedoch die Möglichkeit, eine vorläufige Kaufpreisaufteilung zu buchen, so dass im Hauptbuch der Gesamtbetrag der schwebenden Rechnungen, die noch nicht genehmigt und deshalb noch nicht gebucht sind, übersichtlich dargestellt werden.

Digitale Ablage der Belege

Alle Dokumente werden elektronisch im PDF/A-Format abgelegt, auf das mit Microsoft Dynamics NAV leicht zugegriffen werden kann. Diese kann auf einfachste Weise File- oder Datenbank basierend erfolgen. Mit nur einem einzigen Klick direkt aus dem Navigationsfenster können Sie Ihre Belege (Originalrechnung als digitalen Beleg) auf dem Bildschirm anzeigen. Das bedeutet, dass Sie direkten Zugriff auf das Originaldokument haben, egal auf welche Weise eine Rechnung eingegeben wurde. Eine straffe Integration auf Interaktionsprotokolle in dem Vertriebs- und Marketing-Modul gestattet den Zugriff auf alle Dokumente, die mit einem bestimmten Unternehmen oder einer bestimmten Kontaktperson im Zusammenhang stehen. Eine vollständige Integration in der alles geliebten und bewährten Navigate-Funktion von Microsoft Dynamics NAV ist selbstverständlich.

100% basierend auf Microsoft Dynamics NAV

Wir konzentrieren uns zu 100 % auf Microsoft Dynamics NAV und darauf, was NAV-Kunden bei einer automatisierten Dokumentenverarbeitung und -Genehmigungslösung benötigen. Dass Document Capture innerhalb des Dynamics NAV-Systems aufgebaut ist, bedeutet - dass man eine gut bekannte Anwenderschnittstelle und –technologie benutzt. Vertrautes Arbeiten in einer allseits bekannten und gewohnten Benutzeroberfläche die Ihnen sofort vertraut vorkommt.

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