Expense Management im Detail

Erfassung!

Physische Quittungen:

Mit unserer speziellen Expense App für iPhone, Android und Windows fotografieren Sie die Quittung, füllen ein kurzes Formular aus und senden dieses direkt an Microsoft Dynamics NAV. Sie können direkt von NAV aus selbst konfigurieren, welche Felder ausgefüllt werden sollen. Zum Beispiel Kontonummer, Abteilungsschlüssel, Projektschlüssel und vieles mehr. Auf Dienstreisen können Sie die App offline verwenden (und damit Roaming-Gebühren vermeiden).

Elektronische Quittungen:

Über unser spezielles Expense Web Portal können Sie per E-Mail empfangene Quittungen erfassen und füllen das gleiche Formular aus wie bei unserer Expense App.
 
Fahrtkostenabrechnung:

Über unsere Expense App und über unser Expense Web Portal können zudem Dienstfahrten mit Privat-PKW erfasst werden.
Die erfassten Daten werden direkt an Microsoft Dynamics NAV gesendet. Von da an übernimmt die Buchhaltung alles Weitere. Somit muss ein Mitarbeiter nicht mehr mit seinen Quittungen zurück ins Büro, um dort eine Reisekostenabrechnung zu machen.
 
Für den Mitarbeiter bedeutet das eine große Zeitersparnis, und durch die Buchhaltung ist jetzt eine zügige und effiziente Bearbeitung aller Reiseaktivitäten sichergestellt.

Kreditkartenabgleich!

Continia Expense Management ermöglicht es, den Kreditkartenverbrauch des Mitarbeiters direkt in Microsoft Dynamics NAV zu importieren und eine Verbrauchszeile automatisch mit einer erfassten Quittung zu verknüpfen.
 
Daten von allen Banken importieren

Wir kommen mit Daten von allen Banken zurecht – je nachdem welcher Zugang von Ihrer Bank zur Verfügung gestellt wird. Folgende Szenarien sind möglich:
 
Manueller Import:
 
Via Internet-Banking können Sie eine Kontodatei exportieren, die sich mit Hilfe der Importfunktion von Continia Expense Management in NAV importieren lässt. 
 
Automatischer Import:

Kreditkartentransaktionen können auch ganz automatisch hinzugefügt werden, das heißt durch direkte Kommunikation mit Ihrer Bank. Bereits jetzt wird eine Vielzahl von Banken unterstützt, sodass der Einstieg leicht fällt. Wir fügen der Liste laufend weitere Banken hinzu.   
 
Fehlende Belege? Kein Problem mehr!

Über intelligente Matching-Prozesse versucht Continia Expense Management die Quittungen den entsprechenden Kreditkartentransaktionen zuzuordnen, ohne dass der Buchhalter etwas unternehmen muss. Viele Unternehmen haben eine Menge Arbeit damit, ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, dass sie die Quittungen für ihre Kreditkartentransaktionen einreichen.
Diese Herausforderung wird durch Continia Expense Management eliminiert. Sie erhalten automatisch eine Übersicht über alle Transaktionen, für die noch kein Beleg eingegangen ist.  
 
Mitarbeiter, die für eine Kreditkartentransaktion noch keinen Beleg eingereicht haben, erhalten dann von Continia Expense Management eine entsprechende Mitteilung. Sowohl als Benachrichtigung in der App des Mitarbeiters als auch als E-Mail, zusammen mit einer Aufstellung der fehlenden Belege. Auf diese Weise erhält die Buchhaltung ein Werkzeug, um den Verbrauch des Mitarbeiters unter Kontrolle zu bekommen, und alles wird auf einfache Weise dokumentiert.
Die Buchhaltung hat wieder die volle Kontrolle
 
Continia Expense Management ist die einzige Lösung am Markt, bei der die Buchhaltung gleich nach einer Belegerfassung oder einer Kreditkartenzahlung die Kontrolle übernimmt.

 
Genehmigt!

Mit Continia Expense Management stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit zur Genehmigung von Ausgaben hat. Entweder mittels NAV-Client oder über das Continia Approval Web Portal. Hier besteht die Möglichkeit, den Beleg einzusehen und weitere Buchungen vorzunehmen. Beachten Sie bitte, dass für das Continia Approval Web Portal nur eine Lizenz erforderlich ist, jedoch sowohl Belege von Continia Document Capture als auch von Continia Expense Management verarbeitet werden können. 
 
Direkter Zugriff auf alle Belege in NAV
 

Mit Continia Expense Management haben Sie die Möglichkeit, überall in Microsoft Dynamics NAV die Belege einsehen zu können. Wollen Sie also Belege für einen bestimmten Datensatz aufrufen oder Belege eines bestimmten Projekts oder einer bestimmten Abteilung einsehen, können Sie diese direkt von der Übersicht aus in Microsoft Dynamics NAV öffnen!
 
Das ist nicht nur bei der Belegprüfung von großem Nutzen, sondern auch bei internen Kontrollen und bei der Dokumentation im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss.
 
Die Lösung für Ihr Unternehmen
 
Als einzige Lösung am Markt bietet Continia Expense Management Folgendes:

  1. Wenn Sie den Beleg erfasst haben, sind Sie fertig – von da an übernimmt die Buchhaltung! Sie müssen nicht nach Hause, um noch eine Reiseaufstellung zu machen.
  2. Zum Erfassen der Belege und Fahrten wird in der Buchhaltung nur Microsoft Dynamics NAV benutzt. Die Aktivitäten werden im Prinzip als eine Buchung registriert. Die Reiseabrechnung wird im Prinzip genauso gehandhabt wie alles andere in NAV – damit ist diese Lösung, wenn man sie mit anderen Verfahren vergleicht, wo separate Systeme zum Einsatz kommen, viel flexibler, und neuen Mitarbeitern wird der Einstieg erleichtert.
  3. Sie müssen nur einmal die Nutzungsrechte für Continia Approval Web Portal erwerben. Das heißt, für einen Preis können Mitarbeiter ohne Zugang zu Microsoft Dynamics NAV Rechnungen und andere Dokumente von Continia Document Capture genehmigen und Reiseausgaben mit Continia Expense Management.
  4. Die Reiseaktivitäten werden auf Tagesbasis in Microsoft Dynamics NAV zusammengefasst – so erhalten Sie direkt in Ihrem ERP-System in Echtzeit einen Gesamtüberblick über die Ausgaben des Unternehmens.
  5. In Microsoft Dynamics NAV lässt sich schnell und unkompliziert sicherstellen, dass alles korrekt gebucht wird. Im rechten Teil des Bildschirms finden Sie ein genaues Abbild der Quittung, im linken Teil die Buchungen. Damit kann ein Buchhalter auf die Schnelle zum Beispiel eine Hotelrechnung auf verschiedene Konten verteilen, je nachdem ob es sich um Ausgaben für Übernachtung oder um Ausgaben für Verpflegung handelt.
  6. Automatischer Abzug der Umsatzsteuer – auch vom kleinsten Quittungsbetrag. Für jedes Buchungskonto sind Steuer- und Umsatzsteuerregeln eingerichtet, sodass für diesen Teil des Bearbeitungsprozesses keine manuellen Schritte erforderlich sind.
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