Tipps für ein erfolgreiches Reporting

Hoher Informationsgehalt, überschaubarer Aufwand

Das Reporting gilt als die liebste Tätigkeit des Controllers. Im Report wird der Sinn seiner Arbeit offenbar: Strategischen und operative Aufgaben lassen sich aufgrund seiner Auswertungen sinnvoll steuern und kontrollieren. Dafür sammelt er die Zahlen und verdichtet sie.
Doch die Freude kann schnell umschlagen, wenn jeder Empfänger mit Extra-Wünschen aufwartet. Dann wird das Reporting zum Fass ohne Boden.

Kein unnötiger Aufwand, bitte!

Generell gilt: Gut gemachte Reportings konzentrieren sich auf die entscheidungsrelevanten Daten. Sie sind so aufbereitet, dass sich die Empfänger leicht orientieren können.
Wir haben drei Empfehlungen, damit Sie sich überflüssige Arbeit ersparen:

Fassen Sie sich kurz und fragen nach

Mit Blick auf die Informationsflut sind Ihnen Ihre Kollegen und Mitarbeiter für verdichtete, relevante Informationen dankbar.
Da Sie allerdings nicht in deren Köpfe schauen können, hilft nur eines: fragen. Dabei kommen zuweilen überraschende Ergebnisse zustande.

Begrenzen Sie die Zahl Ihrer Reports

Damit das Reporting überschaubar bleibt: Limitieren Sie die Zahl Ihrer Berichte.
Falls Sie die Ahnung beschleicht, dass Ihre Reports ohnehin nicht gelesen werden: Geben Sie einmal eine Ausgabe nicht heraus. Bleibt alles ruhig? - Dann haben Sie einen Report gespart. Sprechen Sie aber zuvor mit einem Vorgesetzten, damit Ihnen der Test nicht als Bequemlichkeit ausgelegt wird.
So oder so sollten Sie turnusmäßig mit den Empfängern sprechen, weil sich Bedarfe mit der Zeit ganz einfach ändern.

Limitieren die Erscheinungstermine Ihrer Reports

Sofern die Änderungen gering sind, sinkt mit häufigen Publikationen die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger. Sie gewöhnen sich daran, dass ohnehin wenig Neues im Report steht und schauen erst gar nicht hinein.
Überlegen Sie, wie häufig die Reports tatsächlich erscheinen sollten, damit Sie sich keine unnötige Arbeit machen und die Reports für Ihre Empfänger bedeutsam bleiben.

Checkliste für Ihre Reporting-Konzept

Beachten Sie für die Planung Ihrer Reports am besten diese Punkte:

Empfänger und Inhalt

Unterschiedliche Empfänger benötigen unterschiedliche Reportings, abhängig von der individuellen Funktion. Je höher die Hierarchieebene, desto aggregierter die Information. Je tiefer die Ebene, desto mehr Details sind nötig, um die operativen Aufgaben des täglichen Geschäfts zu steuern.

Design

Im Design gilt: Weniger ist mehr. Meist gibt es Vorgaben für das Corporate Design. Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit grafischen Elementen und Visualisierungen: Sie erlauben eine verdichtete und zugespitzte Information auf einen Blick.

Weiterführende Informationen für ein funktionales, übersichtliches Layout finden Sie hier:

  • 10 Report Design Best Practices You Should Follow in 2019
    https://venngage.com/blog/report-design/
  • Five Tips for Making a Quality Report Appealing and Easy To Skim
    https://www.ahrq.gov/talkingquality/resources/design/general-tips/index.html

Bleiben Sie außerdem nach Möglichkeit bei der einmal gewählten Form. Auch wenn es Sie in den Fingern juckt, das Design anzupassen: Eine solche Aktion ist nicht ohne Risiken.

Rechnen Sie lieber nicht damit, dass die Empfänger Ihren Report aufmerksam studieren. Eher überfliegen Sie sie und suchen die für sie wichtigen Zahlen dort, wo sie immer stehen. Im Fall von Änderungen kann es passieren, dass Empfänger den Report falsch interpretieren, weil sie nicht bemerken, dass der Report anders aufgebaut ist als zuvor.

Bereitstellung

Welche Möglichkeiten möchten Sie Ihren Empfänger zur Verfügung stellen: Versand per E-Mail, Download aus der Cloud oder haben die Empfänger die Möglichkeit, ihre Reports tagesaktuell selbst abzurufen?

Devices

Im besten Fall sind Reports für die Ausgabe an unterschiedlichen Geräten optimiert: Desktop, Tablet und Smartphone erfordern ein flexibles Layout.

Kollaboration

Kommentieren, weiterleiten und diskutieren: Bedenken Sie außerdem Möglichkeiten für die Kollaboration.

„Kosten und Leistungen“: Ihr Plus im Reporting

Ihr Reporting ist so aussagekräftig wie die Daten, die in Sie einfließen. Mit unserem Modul "Kosten und Leistungen" stehen Ihnen zusätzlich zu Dynamics NAV und 365 Business Central verschiedene Auswertungen und Darstellungen zur Verfügung:

  • Grundlage sind die Buchungen der Kostenstellen- sowie der Kostenträgerrechnung nebst Budgetdaten.
  • Die Analyseansichten können Sie auf Basis der gebuchten Dimensionen in der Kostenrechnung aufbauen.
  • Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Analysedaten mit Kontenschemata zu verbinden. So gewinnen Sie zusätzliche Darstellungsformen.
  • Aus der Analyseansicht können Sie alle Daten per Export-Schnittstelle in eine Pivot-Tabelle in Excel übernehmen und dort aufbereiten.
  • Visualisierungen und Darstellungen legen Sie wahlweise über Microsoft Power BI- oder Excel Power Pivot Vorlagen

Machen Sie sich selbst ein Bild in einem unserer nächsten Webcasts. 

 

K/Boll

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